ORGANIZAR Y ORDENAR ARCHIVOS Y CARPETAS
•Organizar los
archivos consiste en decidir según qué criterio los agrupamos o mostramos.
Podemos hacerlo desde la lista de archivos, con el menú “Organizar por”. Al desplegar el menú
aparecen las opciones: Carpeta, Mes, día,
Clasificación, Etiqueta y Borrar cambios, englobadas en tres grupos, que se
separan por finas líneas.
CARPETA: Es la opción por defecto y la que hemos ido viendo durante todo el tema. Significa que los archivos están ordenados por carpetas y subcarpetas. Cada archivo está situado en su carpeta contenedora correspondiente.
MES, DÍA, CLASIFICACIÓN Y ETIQUETA: Es la información que el sistema tiene de un determinado archivo. Si organizamos por Mes o día, veremos los archivos organizados por fecha. En el caso de las imágenes, la fecha de captura.
• BORRAR CAMBIOS: Nos mostrará la lista de archivos con la vista original. Esta opción sólo está permitida cuando vemos los archivos por Carpetas.
CARPETA: Es la opción por defecto y la que hemos ido viendo durante todo el tema. Significa que los archivos están ordenados por carpetas y subcarpetas. Cada archivo está situado en su carpeta contenedora correspondiente.
MES, DÍA, CLASIFICACIÓN Y ETIQUETA: Es la información que el sistema tiene de un determinado archivo. Si organizamos por Mes o día, veremos los archivos organizados por fecha. En el caso de las imágenes, la fecha de captura.
• BORRAR CAMBIOS: Nos mostrará la lista de archivos con la vista original. Esta opción sólo está permitida cuando vemos los archivos por Carpetas.
Por ejemplo, También
podríamos ordenar por Nombre,
en orden Ascendente, de esta forma se mostrarían los archivos alfabéticamente
de la A a la Z. Las dos
formas de ordenar son:
-Mediante los encabezados de
la Lista de Archivos que podemos ver si estamos visualizando los archivos en la
vista Detalle. Sólo tenemos que pulsar sobre la propiedad y alternativamente
cambia de ascendente a descendente, por lo que si acostumbramos a utilizar esta
vista nos puede resultar muy cómodo y rápido ordenar según diferentes criterios
según nos interese.
-Ordenar por en Menú Contextual del Explorador de Windows Y mediante un menú
contextual: Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la superficie de
la Lista de Archivos. Seleccionamos Ordenar por y ya tendremos disponibles las
distintas opciones de ordenación. El menú muestra tres zonas o grupos: La primera
para elegir la propiedad por la que ordenar, la segunda para decidir si
queremos que sea Ascendente o Descendente y la tercera opción, Más..., es para
modificar las propiedades disponibles para la ordenación.
También desde el
menú contextual nos permite elegir la opción Agrupar por. Su estructura es casi
idéntica al menú Ordenar Por. Nos puede resultar útil en listados extensos.
Esta opción incluye en la Lista de Archivos un pequeño encabezado que va
separando los elementos en agrupaciones. Por ejemplo Si agrupáramos por Nombre,
tendríamos los archivos en bloques por letras.
Debemos tener
presente que la agrupación prima sobre la ordenación. Esto quiere decir que si
agrupamos por Nombre y ordenamos por Fecha, tendremos los archivos por grupos
alfabéticos (letra A, letra B, etc.) y dentro de cada grupo sería donde se
aplicaría la ordenación por fecha.
Para quitar la
ordenación abriremos de nuevo el menú y elegiremos (Ninguno). Esta opción sólo
está disponible si hemos agrupado anteriormente. Si prestas atención a las
opciones de Ordenar por y Agrupar por, te darás cuenta de
que las opciones se marcan con bolitas negras. Esto significa que son
exclusivas, es decir, que no podremos elegir dos criterios diferentes a la vez.
No podremos pues, ordenar por Nombre y dentro de
las que se llamen igual, por tamaño o fecha.
SELECCIONAR
ARCHIVOS Y PAREJAS
seleccionar un único
archivo o carpeta sólo has de hacer clic sobre él, de esta forma las acciones
que realices se ejecutarán únicamente sobre ese elemento.
Un archivo se sabe que está
seleccionado porque cambia el color de fondo del elemento, normalmente a azul
claro. En este caso nos referimos a archivos o carpetas, pero si nos fijamos
hay muchos elementos que hemos visto seleccionados: botones, menús, menús
contextuales, etc.
Cuando colocamos el cursor
encima de un archivo (lo apuntamos) también cambia de color, pero no está
seleccionado. En la imagen siguiente, por ejemplo sabemos por su aspecto que el
archivo Crisantemo está seleccionado, el
archivo Hortensias está siendo apuntado
con el cursor en este momento y el archivo Desierto está en estado
normal.
Si quieres realizar una
operación sobre varios archivos o carpetas, el Explorador de Windows te permite
tener seleccionados varios elementos al mismo tiempo.
ELEMENTOS CONSECUTIVOS
Con el ratón, sitúate
en la zona vacía de la ventana y arrastra diagonalmente el ratón. Verás que se
dibuja un cuadro azul, los archivos que cubras con este cuadro serán los que se
seleccionen. Sigue arrastrando hasta abarcar todos los elementos a seleccionar
y después suelta el botón del ratón. Los elementos se van seleccionando a
medida que el cuadro les cubre. Debemos tener en cuenta que si el archivo no se
muestra coloreado de azul claro, es que no está seleccionado. Vemos dos
imágenes, en una los hemos, efectivamente, seleccionado, pero en la otra koala y faro no se han
seleccionado, porque sus nombres son más cortos, para seleccionarlos deberíamos
haber hecho el cuadro más ancho.
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ELEMENTOS
ALTERNATIVOS
Lo habitual es que
si hacemos clic sobre un elemento y luego hacemos clic sobre otro, la selección
cambie del primero al segundo archivo, pero podemos indicar que lo que queremos
hacer es seguir seleccionando.
- Con el teclado,
mantén pulsada la tecla control y ve haciendo clic
sobre los elementos que quieres seleccionar. Mediante esta tecla especial le
indicamos al ordenador que lo que queremos hacer es seguir seleccionando. Para
deseleccionar un elemento seleccionando, pulsamos de nuevo sobre él, sin soltar
la tecla control.
- Con el ratón
también se puede hacer, pero no por defecto. Deberemos activar una opción para
ver pequeñas casillas junto a cada archivo y carpeta y podremos ir
marcando/desmarcando las casillas para seleccionar. En este avanzado puedes
aprender a activar esta opción .
Ten en cuenta que si
tienes seleccionados varios elementos, y haces clic sobre otro, sin pulsar
ni control ni Mayúsculas,
perderás la selección previa y sólo quedará seleccionado el elemento sobre el
que has pulsado.
CREAR
CARPETAS
Para crear una carpeta, primero
hay que situarse en el lugar donde deseamos crearla, luego hacer clic en el
botón Nueva carpeta de la Barra de Herramientas.
Podremos observar una nueva
carpeta que tiene como nombre Nueva Carpeta, este es el nombre que Windows les
aplica por defecto a las carpetas que creamos, en el caso de encontrar otra
carpeta con ese nombre la llamará Nueva Carpeta (2), Nueva Carpeta (3), así
sucesivamente.
El nombre de la carpeta se
puede cambiar. Cuando la creamos vemos el nombre en azul y en estado de
edición, eso significa que podemos escribir directamente su nombre. Para
aceptar el nuevo nombre o el propuesto por Windows, podemos hacer clic sobre la
ventana, en cualquier parte excepto en la nueva carpeta o pulsar las teclas ESC
o ENTRAR. No vamos a entrar en detalles ahora sobre renombrar carpetas, porque
lo vamos a ver más adelante.
Otra forma de crear
una carpeta es situarse en el lugar que se quiere crear la carpeta y pulsar el
botón derecho del ratón, se abrirá un menú contextual, elegir la opción Nuevo y
luego la opción Carpeta, tal y como se ve en esta imagen.
Esta opción es muy
útil, porque nos permite crear carpetas cuando la barra de herramientas no está
disponible, por ejemplo, en los cuadros de diálogo Guardar en ciertas
aplicaciones.
Si utilizamos el
menú contextual para crear una nueva carpeta, veremos que las opciones de Nuevo
son varias: acceso directo, documento de texto, etc. Esta también puede ser una
forma rápida de crear un documento sin tener que abrir la aplicación, crearlo y
guardarlo.
PARA
ELIMINAR UN ELEMENTO PODEMOS
-Seleccionar el archivo o carpeta y
pulsar el botón Organizar. Escoger la opción eliminar.
-Pulsar el botón derecho del ratón
sobre él y, en el meno contextual, elegir la opción eliminar. Si queremos eliminar más de
un elemento, primero deberemos seleccionarlos y hacer el clic derecho sobre
cualquiera de los elementos seleccionados.
-Al intentar eliminar el
documento aparece un cuadro de diálogo preguntándonos si estamos seguros de que
queremos eliminar el elemento, tal y como se ve en esta imagen.
Cuando eliminamos una
carpeta o un archivo, por defecto Windows lo moverá a la Papelera de reciclaje. La papelera de reciclaje no
es más que un espacio reservado en el
disco duro para que en caso de haber eliminado
algún archivo que nos era necesario podamos recuperarlo.
Para eliminar
permanentemente pulsamos la tecla especial Mayúsculas (Shift) cuando
eliminamos el archivo, es decir, a la vez que pulsamos Eliminar en el menú o la
tecla Suprimir, Aparecerá un
cuadro con la frase: ¿Está seguro de que desea eliminar el archivo
de forma permanente?
COPIAR Y MOVER ARCHIVOS Y CARPETAS
Al copiar un elemento, lo
que estamos haciendo es duplicarlo, crear una copia de él, en otra ubicación o
en la misma.
Copiar el original: Pulsar
con el botón derecho del ratón sobre el elemento que queremos copiar, se
desplegará el menú contextual y elegimos la opción Copiar. También podemos
hacerlo con las teclas rápidas Ctrl + C. No apreciaremos nada a simple vista, pero
la copia ya se ha realizado.
Y pegarlo donde queramos:
Buscamos la carpeta donde queramos ubicar la copia que hemos realizado (o
creamos una carpeta nueva). La abrimos y hacemos clic con el botón derecho del
ratón sobre la superficie de la ventana, en el menú contextual pulsamos la opción
Pegar. Las teclas rápidas serían Ctrl + V.
MOVER ARCHIVOS O CARPETAS
Para Mover una carpeta o archivo lo que hacemos es cortar y pegar.
Como si se tratara de un periódico del que nos quedamos un artículo, al
situarlo en la nueva ubicación desaparece de la original. Los pasos a seguir
son idénticos a los que hemos empleado para copiar, pero con la opción Cortar.
Cortar el original: Pulsar con el botón derecho del ratón sobre el
elemento que queremos mover, se desplegará el menú contextual y elegimos la
opción Cortar. También podemos hacerlo con las teclas rápidas Ctrl + X.
Apreciaremos que el icono del archivo o carpeta que estamos cortando se atenúa,
pierde brillo y color.
Y pegarlo donde queramos: Buscamos la carpeta donde queramos ubicar
la copia que hemos realizado (o creamos una carpeta nueva). La abrimos y
hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la superficie de la ventana,
en el menú contextual pulsamos la opción Pegar. Las teclas rápidas serían Ctrl
+ V.
DEBEMOS TENER EN CUENTA PARA MOVER
ELEMENTOS
Debemos tener algunas consideraciones en cuenta a la hora de
utilizar estas funciones:
•Podemos copiar o mover
varios elementos a la vez, si los seleccionamos anteriormente.
•Es posible que hayamos
empezado a cortar un archivo y cambiemos de opinión y no queramos moverlo. No
pasa nada, pulsamos ESC para indicar que no vamos a continuar.
•Si nos equivocamos al
copiar, pegar o eliminar archivos o carpetas, podemos deshacerlo pulsando las
teclas Crtl + Z , o también haciendo clic con el botón derecho del ratón y
seleccionando la opción Deshacer en el menú.
Cuando copiamos o movemos una carpeta se copia
o mueve todo su contenido
Si tratamos de
copiar una carpeta o archivo en un lugar donde ya existe uno con el mismo
nombre, Windows nos da información sobre los elementos que coinciden,
indicándonos su tamaño, cuál es más reciente y una vista previa, en caso de las
imágenes.
Con estos datos
podremos elegir entre tres opciones:
-MOVER Y REEMPLAZAR: elimina el elemento en la
carpeta destino y lo sustituye por el de origen.
-NO MOVER: no realiza ninguna
acción. Cancela la operación sólo para ese archivo.
Con estos datos podremos elegir entre tres opciones:
- MOVER, PERO
CONSERVAR AMBOS ARCHIVOS: Deja intacto el archivo
en la ubicación de destino y renombrar el que se mueve o copia.
- Cuando haya más de
uno de estos casos, nos aparecerá la opción Realizar esta acción para los
siguientes (nº de incidencias) conflictos.
CAMBIAR
EL NOMBRE A UN ARCHIVO O CARPETA
Seleccionar el archivo o
carpeta. Pulsar el botón Organizar y pulsar sobre la opción Cambiar Nombre.
-Desplegar el menú contextual del
elemento (el archivo o carpeta que queremos renombrar) haciendo clic con el
botón derecho sobre él y elegir Cambiar Nombre.
Hacer dos clics: uno para
seleccionar y otro para renombrar, sobre el archivo o carpeta. Está en modo
edición, eso quiere decir que podemos escribir en ese cuadro.
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-Escribiremos el nuevo nombre y pulsaremos la tecla ENTRAR o haremos
clic en cualquier zona de la ventana que no sea el archivo renombrado, para que
los cambios se hagan afectivos. A la hora de renombrar archivos es muy
importante tener presente unas pequeñas consideraciones:
- Si tenemos accesos directos que apuntan a un archivo y lo
renombramos o movemos, en antiguas versiones de Windows debíamos modificar el
acceso directo para indicar la nueva ruta, pero en Windows 7 no es necesario,
el sistema realiza el cambio de forma automática, incluso si lo cambiamos de
unidad.
-Si tu equipo muestra la
extensión en los nombres de archivo, por ejemplo en vez de Logo aulaClic verás el archivo con el
nombre Logo aulaClic.gif. La extensión, es decir, esas tres letras que siguen
al punto en el nombre de un archivo son las que el sistema interpreta para
saber qué tipo de archivo es y con qué programa se abre. Si renombramos un archivo
debemos mantener la extensión tal cual estaba. En caso contrario es posible que
al intentar ejecutarlo no funcione. Esto se solucionaría escribiendo de nuevo
su extensión: si no la sabemos porque no nos hemos fijado, podemos ver el tipo
desde la opción Propiedades de su menú contextual. Aparece entre paréntesis.
